Garden ist ein junges Software Startup aus Berlin. Wir suchen nach eine/r OfficemanagerIn für unser stets wachsendes Team. Als Teil von Garden bist du Teil einer sicheren, fortschrittlichen, vielfältigen und integrativen Umgebung, in der gegenseitiger Respekt ein zentraler Wert ist. Als Arbeitgeber pflegen wir innovatives Denken, fördern autonomes Arbeiten und versuchen, stets erfinderisch und experimentell zu bleiben. Wir bieten eine faire Vergütung und ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket.

Was du tun wirst

Als OfficemanagerIn bist du für die Leitung verschiedener Aspekte des Tagesgeschäfts unseres Berliner Büros verantwortlich. Dazu gehören sowohl operative Aufgaben (Verwaltung der Büroräumlichkeiten, Bestellung von Hilfsmitteln, Getränken und Snacks etc.) als auch Projekte (z.B. geplante Veranstaltungen oder unternehmensweite Projekte, an denen wir arbeiten). Deine Hauptaufgaben werden sein:

  • Du sorgst stets für ein einladendes Büroumfeld für Besucher und Mitarbeiter und betreust tägliche Aufgaben wie die Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, die Aufbewahrung von Akten, das Büro- und IT-Inventar sowie den Essens- und Getränkestand.
  • Aktenverwaltung, Aktenführung und Zusammenarbeit mit unseren Buchhaltern, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente vorhanden sind.
  • Du bist Ansprechpartner für unseren Lohnbuchhalter und stellst sicher, dass diesem alle, für den Lohnzahlungen Zyklus, notwendigen Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen.
  • Verwaltung der Anbieter verschiedener Dienste (z.B Strom, Reinigunsfirma etc.), um Gebühren auszuhandeln und bei Bedarf neue Anbieter zu suchen.
  • Unterstützung bei Planung von Veranstaltungen, wie z.B. Logistik für Konferenzen, Team Parties, Meetups und Rekrutierungsveranstaltungen.
  • Unterstützung des Managements bei der Koordination von Besprechungen, Interviews, Geschäftsreisen oder anderen Besorgungen.
  • Hilfe bei der Koordinierung des On- und Offboardings von Mitarbeiter und Hilfe bei allgemeinen HR Fragen.

Anforderungen

  • Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion (Büro-/Betriebsführung, Personalverwaltung, Veranstaltungsmanagement usw.).
  • Du hast ein Grundverständnis von deutscher Buchhaltung (Sammeln von Rechnungen und Ablage von Belegen, Reisekostenabrechnung usw.).
  • Du bist sehr organisiert, selbstständig, systematisch und detailorientiert. Du kannst Druck umgehen aber scheust nicht davor zurück um Hilfe zu bitten, solltest du sie brauchen.
  • Du verfügst über starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
  • Du hast Erfahrung mit Google GSuite oder bist in der Lage, die Bedienung neuer Systeme schnell zu erlernen.
  • Du bist selbstständig, wissbegierig und stets motiviert neue Fähigkeiten zu erlernen.

Bei Garden übernimmt jeder Verantwortung und wir pflegen wir eine offene und freie Unternehmenskultur. Das bedeutet, dass wir uns gegenseitig den Raum geben, Probleme so zu lösen, wie wir es für richtig halten, aber im Gegenzug ein hohes Maß an Autonomie und Verantwortung von jedem im Team erwartet wird. Das Wichtigste ist, dass du dich leidenschaftlich für die Probleme einsetzen kannst, die die löst, und dass du den Wunsch hast, mit uns zu lernen und zu wachsen.

Wenn du mehr über diese Rolle erfahren möchten, zögere nicht, uns zu kontaktieren!

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Garden is an early-stage startup based in the heart of Berlin. We build open-source tools for software developers, and are looking for an office manager to join our growing team! Being part of Garden means being part of a safe, progressive, diverse and inclusive environment, where mutual respect is a core value. As an employer, we nurture innovative thinking, promote autonomy and try to stay inventive and experimental at all times. We provide fair remuneration and a competitive benefits package.

What you will do

You'll be in charge of managing various aspects of the day-to-day operations of our Berlin office. This includes operational tasks (administration, ordering supplies, drinks and snacks, etc.) as well as projects (such as planned events, or company-wide projects we're working on). Your main responsibilities will be:

  • Provide a welcoming environment for all visitors and staff, and oversee office improvements.
  • Daily tasks such as managing incoming and outgoing mail, storing files, ordering office and IT supplies and ensuring the pantry and fridge is stocked.
  • File management, record keeping and liaising with our accountants to make sure they have everything they need to keep the books.
  • Be our point of contact with our payroll provider, ensuring they have everything they need for the payroll cycle.
  • Managing vendors/providers to negotiate charges and seek new providers when required.
  • Assisting with event coordination, such as logistics for conferences, team parties, Meetups and recruiting events.
  • Supporting management in coordinating meetings, interviews, business travel or other errands.
  • Help coordinate the onboarding and offboarding of employees, support business travel and resolve general queries.

Who we're looking for

  • You have at least 2 years of experience in a similar role (office/operations management, HR administration, event management, etc.).
  • You have a basic understanding of bookkeeping (collecting invoices and filing receipts, travel expenses etc.).
  • You're very organized, autonomous, systematic and detail-oriented. You know how to deal with pressure but make sure to ask for help when you need it.
  • You have strong verbal and written communication skills, and are fluent in both English and German.
  • You have experience with modern productivity suites (we use Google GSuite), and are able to pick up new systems quickly.
  • You're a self-starter and are eager to learn new skills.

At Garden, we nurture a culture of freedom and responsibility. This means we give each other the space to solve problems the way we see fit, but in turn expect a high level of autonomy and accountability from everyone in the team. What's most important is that you're passionate about the problems we’re solving, and that you have a desire to learn and grow with us.

If you'd like to know more about the role, please don't hesitate to reach out to us!